Ausgangslage und Zielsetzung:

Bei Fragen zur Urlaubstagen, Vergütungen und vielen weiteren Regelungen aus HR hatten die Mitarbeiter des Unternehmens aus verschiedenen Bereichen und Business Units bisher zwei Möglichkeiten – eine große Anzahl an Dokumenten im Intranet durchsuchen, viele davon als .pdf – oder zum Telefon greifen und nachfragen. In einer internen Auswertung ist festgestellt worden: Die Führungskräfte und das mittlere Management kostet die Beantwortung dieser telefonischen Nachfragen sehr viel Zeit.

Die Zielsetzung des POC war es zu klären, ob die entsprechenden Dokumente von uns aufbereitet, inhaltlich richtig, sowie qualitativ hochwertig und einwandfrei nachvollziehbar, als Grundlage für einen Chatbot genutzt werden können – und ob der Chatbot die Arbeit effizienter und einfacher lösen kann.

Herausforderungen:

Die notwendigen Daten aus dem HR-Bereich sind in diversen Dokumenten mit hunderten von Seiten verteilt. Die passenden HR-Regelungen sind teilweise überschneidend zwischen den Abteilungen und Mitarbeitergruppen – und teilweise komplett getrennt. Oftmals sind die Informationen unterschiedlich und in sich widersprüchlich oder zwischenzeitlich durch neue Anordnungen überholt.

Lösungsansatz:

Unser Vorgehen für POCs:

1. Business Understanding
2. Data Understanding
3. Data Preparation
4. Usable Pilot

Gemeinsam mit dem Unternehmen und einer kleinen POC internen Projektgruppe, haben wir die Anforderungen in einem Workshop erhoben.
Im nächsten Schritt wurden die Daten gesichtet und geprüft.
Daraufhin haben wir uns wieder gemeinsam abgesprochen, um Herausforderungen, die wir in den Daten gesehen haben, in Relation zu den Geschäftsanforderungen zu betrachten und Lösungen zu entwickeln.

Innerhalb von zwei Wochen, haben wir einen ersten Prototyp des Chatbots mit den Daten des Kunden geliefert. Und gemeinsam mit dem Projektteam in mehreren Schleifen die Ergebnisse und die vier Phasen durchiteriert.

Ergebnis:

Wir haben aus dem Projektteam die Rückmeldung erhalten, dass schon der POC deutliche Arbeitsersparnis leistet.

Der Chatbot-POC steigert die Effizienz des Teams um 25%.

Es ist ein Chatbot entstanden:

• der zwischen unterschiedlichen Rollen und Anspruchsgruppen unterscheidet
• der die Quellen der Antwort ausweist und direkt überprüfbar macht
• der sehr schnell und richtig antwortet

Für Unternehmen, die ebenfalls Interesse an einer Lösung für ähnliche Herausforderungen haben – wir freuen uns auf ein Gespräch

Gerne dürfen wir auch die Referenz als Ansprechpartner weitergeben, damit Sie sich ein eigenes Bild machen können.

Alexander Stahlkopf

Alex loves Marketing, UX and bringing ideas into life.
After experiences as musician, publisher, manager and concepter - building music education and web-agency locations and then growing his independent IT-consulting company for 8 years - he combines these to follow his vision: "Make work-life easier and more fun."
He likes board sports and traveling with his camper.

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